 | |
Boka konferens med kunskap om konferensanläggningens avbokningsregler!
Var noga med att ta reda på konferensanläggningens avbokningsregler när Du bokar konferensen.
Då undviker Du otrevliga överraskningar i form av avbokningsavgifter.
De allra flesta konferensanläggningar följer SHR´s (Sveriges Hotell & Restaurangföretagare)
rekommenderade avbokningsregler men det förekommer att konferensanläggningar har skapat
sina egna avbokningsregler.
Många anläggningar har också olika avbokningsregler för stora och små grupper. I vissa fall har
man även längre avbokningstid på riktigt stora konferenslokaler.
De flesta konferensanläggningar är noga med att följa sina avbokningsregler. Eftersom konferenser
ofta bokas långt i förväg och ju närmre man kommer ett konferensdatum desto färre nya
bokningsförfrågningar gällande samma datum får anläggningen. Detta innebär att om en konferens
avbokas eller minskas i antal personer nära inpå konferensdatum är det stor risk att anläggningen inte
lyckas sälja motsvarande till annan gäst och därmed går man miste om intäkten. Detta är anledningen
till att man försöker att hålla hårt på att följa överenskommelsen om avbokningsregler.
I det fall en anläggning lyckas sälja motsvarande kapacitet till annan gäst avstår man vanligtvis från att
debitera avbokningsavgift.
Boka i underkant!
En generell regel brukar vara att hellre boka i underkant än i överkant.
Å andra sidan kan man då inte vara säker på att man verkligen får den kapacitet i form av antal rum
och lokalstorlek man behöver.
Här måste varje konferensköpare göra en egen avvägning av vikten av att få en optimal bokning mot
risken att få betala avbokningsavgift.
I det fall man bokat för få enkelrum kan man kanske lösa det med att några deltagare delar ett
dubbelrum istället. I det fall man bokat för liten lokal kan det kanske lösas med att man tar några
mindre lokaler istället...
|
|