Konference- og afbestillingsregler
Vilkårene for afbestilling af et booket arrangement reguleres af den bookingaftale, der er indgået mellem dig som kunde og konferencefaciliteten, da bookingen blev bekræftet. Parterne i bookingaftalen er derfor dig/den organisation, du repræsenterer, og konferencecentret (Kontur Konferens' rolle er kun som mellemmand).
Generelt regulerer afbestillingsbetingelserne størrelsen af det afbestillingsgebyr, der skal anvendes, afhængigt af hvor tæt på konferencens startdato afbestillingen meddeles. Princippet er således, at hvis aflysningen sker lang tid før konferencens start, vil der ikke blive opkrævet noget aflysningsgebyr, da virksomheden så har mulighed for at omfordele den bookede kapacitet til en anden kunde. Hvis bookingen derimod foretages relativt tæt på konferencens start, udgør afbestillingsgebyret den fulde værdi af bookingen, da facilitetens mulighed for at omfordele den bookede kapacitet til en anden kunde på det tidspunkt er minimal.
Betingelserne angiver en tidsbegrænsning, dvs. et minimum antal dage eller uger (eller seneste dato), indtil hvilke afbestilling kan ske gratis, dvs. uden at der påløber et afbestillingsgebyr. De fleste afbestillingsbetingelser anvender derefter en "trappe" med et gradvist stigende afbestillingsgebyr og en tidsgrænse (eller dato), hvorefter 100 % af bookingens værdi skal betales i afbestillingsgebyr.
Bookingkontrakten og dens afbestillingsbetingelser er således "unikke", idet det, der specifikt er angivet i kontrakten, gælder uanset eksisterende standardbetingelser, branchepraksis osv.
Mange konferencefaciliteter og konferencehoteller i Sverige følger brancheorganisationen Visitas anbefalinger vedrørende afbestilling af hele eller dele af et konferencearrangement. Hvis bookingkontrakten ikke specifikt angiver afbestillingsvilkårene i detaljer, men i stedet indeholder en henvisning til Visitas anbefalede regler, så er det disse regler, der gælder for kontrakten.
Visitas anbefalinger siger, at afbestilling skal ske skriftligt. Ved afbestilling senere end 4 uger før arrangementets startdato skal konferencekøberen tilbagebetale hotellet/konferencestedet en fast procentdel af købets værdi. Procentsatsen skal fremgå af hotellets/konferencecentrets bookingbekræftelse for arrangementet. Hvis kunden kun afbestiller en del af det samlede arrangement, skal tilbagebetalingen til hotellet/konferencecentret kun vedrøre den afbestilte del.
Vær opmærksom på konferencestedets specifikke afbestillingsregler.
Tidsfrister for gratis afbestilling på langt over 4 uger er almindelige. Ved større bookinger kan grænsen for afbestilling uden afbestillingsgebyr være seks måneder og i nogle tilfælde endnu længere.
De fleste følger deres afbestillingspolitik nøje
Det er altid uheldigt, både for konferencekøberen og konferencehotellet/stedet, når et arrangement må aflyses sent og tæt på den planlagte dato. Afbestillingsbetingelserne med deres tidsfrister for afbestillingsgebyrer er fastsat under hensyntagen til, at mødestedet har "blokeret" den bookede kapacitet, planlagt personale osv. for at leve op til bookingaftalen. Det er sjældent muligt at sælge kapaciteten til en anden kunde med kort varsel.
Det betyder, at konferencefaciliteter normalt ikke afviger fra kontraktens afbestillingsbetingelser.