Konturs policy för integritet och dataskydd
Policy för integritet och dataskydd
Den 25:e maj 2018 införs den nya dataskyddsförordningen (GDPR) i hela EU. De nya bestämmelserna ersätter PUL (personuppgiftslagen) och ökar dina möjligheter att bestämma över hur företag och organisationer hanterar uppgifter om dig och den personliga data som skapas när du använder dess tjänster eller produkter.
I det följande redogörs för hur vi på Kontur Konferens hanterar dina personuppgifter och vilka rättigheter du har i och med införandet av GDPR.
Typ av personuppgifter vi samlar in
Kontaktuppgifter
Kontur Konferens tjänster är riktade till juridiska personer såsom exempelvis företag, myndigheter, landsting, kommun, föreningar, stiftelser mm samt andra typer av näringsverksamheter (som formellt inte är juridiska personer). Nedan benämns alla dessa olika associationsformer som ”företag”. I samband med att Du gör en begäran om att nyttja våra tjänster, exempelvis i samband med en konferensförfrågan eller konferensbokning, registrerar vi, (förutom företagets namn, telefonnummer och faktureringsadress) namn, e-postadress och telefonnummer. Vi registrerar aldrig personnummer.
Information om dina bokningar
Vi sparar även data om innehållet i dina konferensbokningar; val av anläggning, konferensdatum, antal personer, ankomsttid, avresetid, bokade artiklar såsom logi, måltider och konferensrum.
Så här samlar vi in personuppgifter
Vi registrerar och behandlar data som Du själv uppger till oss i samband med att Du anlitar oss och våra tjänster; via email, telefon, webformulär på hemsidor, inlogg i kundzon eller nyttjande av chattfunktion.
Det här använder vi personuppgifter till
För att vi ska behandla information enligt ovan krävs det att någon av följande rättsliga grunder uppfylls:
• Krav (grundförutsättning) för att fullgöra avtalet med dig.
• Krav för att fullgöra en för Kontur Konferens rättslig förpliktelse.
• Behandlingen ligger i både Ditt och Kontur Konferens intresse.
• Samtycke från dig för just den behandlingen.
För att vi ska kunna tillhandahålla våra tjänster till dig behöver vi behandla dina personuppgifter. Nedan hittar du information om vad vi använder din data till, samt vilken rättslig grund behandlingen har stöd i.
Tillhandahållande av tjänster
Vi behandlar personuppgifter för att identifiera dig som kontaktperson för företaget du representerar i syfte att ha erforderlig information för att kunna fullborda de konferensbokningar du begär.
Rättslig grund: Fullgörande av Konferensbokning.
Rådgivning, uppföljning, statistik
Vi kan använda personuppgifter från tidigare kontakt med oss för att kunna ge dig bättre hjälp. Vi använder dina kontaktuppgifter och information om vilka tjänster du använder som grund för råd och rekommendationer gällande nya konferenser samt i samband om Din begäran gällande statistik gällande tidigare bokade konferenser.
Rättslig grund: Intresseavvägning, samtycke samt fullgörande av avtal.
Säkerhet och förhindrande av missbruk
Vi behandlar personuppgifter i syfte att upptäcka och förhindra missbruk, intrångsförsök, virusattacker, lagbrott samt användning av våra tjänster i strid med våra villkor.
Rättslig grund: Fullgörande av avtal och rättslig förpliktelse.
Så här länge sparar vi personuppgifter
Vi sparar personuppgifter så länge det finns ett dokumenterat syfte för behandlingen. Kontakta vårt dataskyddsombud för detaljer.
Till vem lämnar vi ut personuppgifter
I vår roll som förmedlare av konferensbokningar har Kontur utvecklat ett nätverk med en databas bestående av cirka 2000 konferensanläggningar. Genom nätverket kommunicerar vi konferensförfrågningar och konferensbokningar. I samband med konferensförfrågningar lämnas inga personuppgifter ut men för att säkerställa korrekt information i samband med fullbordande av en konferensbokning lämnar vi ut kontaktinformation om den person som representerar kunden, dvs företaget som önskar göra konferensbokningen. Syftet är att eliminera förväxlingar mellan olika konferensbokningar inom samma företag. Utlämnande av kontaktuppgifterna syftar också till att möjliggöra för anläggningen att kontakta Dig som kund för detaljplanering. Vår utgångspunkt är att detaljplanering alltid är erforderlig och att detta därmed sker i ett ”de facto samförstånd” med Dig som kund.
Så här skyddar vi dina personuppgifter
Vi använder oss av industristandarder för att lagra, behandla och kommunicera känslig information som exempelvis personuppgifter och lösenord på ett säkert sätt. Skyddet implementeras med systematiska, organisatoriska och tekniska åtgärder för att säkerställa integritet, sekretess och tillgänglighet.
I samarbete med vår leverantör av IT-drift har vi har utvecklat regler och säkerhetsrutiner för bland annat: informationssäkerhet, incidenthantering, riskanalys, mjukvaruppdateringar, säker konfiguration och hantering av enheter, kontor och serverhallar, mjukvaruutveckling, upplärning och utbildning
Kontur Konferens personal är bundna av sekretessavtal som förbjuder all utlämning av personuppgifter, annat än ovan redovisad, och behandlar endast den information deras uppdrag kräver.
Du bestämmer över dina personuppgifter
Du bestämmer över dina egna personuppgifter. Det vill säga du avgör vilka uppgifter du vill lämna samt vilken behandling av dina personuppgifter du godkänner. Vi har i vårt bokningssystem en särskild rutin för att med mycket kort varsel på Din begäran kunna ge dig komplett information om exakt vilka uppgifter vi har om dig i vår databas. och du kan återkalla ditt samtycke när du önskar. Vi tar därmed bort samtliga data om Dig, förutom den information vi är skyldiga att arkivera enligt bokföringslagen.
Observera dock att vi behöver vissa personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster till dig. Om du väljer att återkalla ditt samtycke kan det innebära att vi inte kan tillhandahålla alla våra tjänster till dig.
Kontaktuppgifter till vårt dataskyddsombud
urban.deljerud@konturkonferens.se
Kontur Konferens AB
Strandvägen 46
196 30 Kungsängen
organisationsnummer: 556442-0197
Den 25:e maj 2018 införs den nya dataskyddsförordningen (GDPR) i hela EU. De nya bestämmelserna ersätter PUL (personuppgiftslagen) och ökar dina möjligheter att bestämma över hur företag och organisationer hanterar uppgifter om dig och den personliga data som skapas när du använder dess tjänster eller produkter.
I det följande redogörs för hur vi på Kontur Konferens hanterar dina personuppgifter och vilka rättigheter du har i och med införandet av GDPR.
Typ av personuppgifter vi samlar in
Kontaktuppgifter
Kontur Konferens tjänster är riktade till juridiska personer såsom exempelvis företag, myndigheter, landsting, kommun, föreningar, stiftelser mm samt andra typer av näringsverksamheter (som formellt inte är juridiska personer). Nedan benämns alla dessa olika associationsformer som ”företag”. I samband med att Du gör en begäran om att nyttja våra tjänster, exempelvis i samband med en konferensförfrågan eller konferensbokning, registrerar vi, (förutom företagets namn, telefonnummer och faktureringsadress) namn, e-postadress och telefonnummer. Vi registrerar aldrig personnummer.
Information om dina bokningar
Vi sparar även data om innehållet i dina konferensbokningar; val av anläggning, konferensdatum, antal personer, ankomsttid, avresetid, bokade artiklar såsom logi, måltider och konferensrum.
Så här samlar vi in personuppgifter
Vi registrerar och behandlar data som Du själv uppger till oss i samband med att Du anlitar oss och våra tjänster; via email, telefon, webformulär på hemsidor, inlogg i kundzon eller nyttjande av chattfunktion.
Det här använder vi personuppgifter till
För att vi ska behandla information enligt ovan krävs det att någon av följande rättsliga grunder uppfylls:
• Krav (grundförutsättning) för att fullgöra avtalet med dig.
• Krav för att fullgöra en för Kontur Konferens rättslig förpliktelse.
• Behandlingen ligger i både Ditt och Kontur Konferens intresse.
• Samtycke från dig för just den behandlingen.
För att vi ska kunna tillhandahålla våra tjänster till dig behöver vi behandla dina personuppgifter. Nedan hittar du information om vad vi använder din data till, samt vilken rättslig grund behandlingen har stöd i.
Tillhandahållande av tjänster
Vi behandlar personuppgifter för att identifiera dig som kontaktperson för företaget du representerar i syfte att ha erforderlig information för att kunna fullborda de konferensbokningar du begär.
Rättslig grund: Fullgörande av Konferensbokning.
Rådgivning, uppföljning, statistik
Vi kan använda personuppgifter från tidigare kontakt med oss för att kunna ge dig bättre hjälp. Vi använder dina kontaktuppgifter och information om vilka tjänster du använder som grund för råd och rekommendationer gällande nya konferenser samt i samband om Din begäran gällande statistik gällande tidigare bokade konferenser.
Rättslig grund: Intresseavvägning, samtycke samt fullgörande av avtal.
Säkerhet och förhindrande av missbruk
Vi behandlar personuppgifter i syfte att upptäcka och förhindra missbruk, intrångsförsök, virusattacker, lagbrott samt användning av våra tjänster i strid med våra villkor.
Rättslig grund: Fullgörande av avtal och rättslig förpliktelse.
Så här länge sparar vi personuppgifter
Vi sparar personuppgifter så länge det finns ett dokumenterat syfte för behandlingen. Kontakta vårt dataskyddsombud för detaljer.
Till vem lämnar vi ut personuppgifter
I vår roll som förmedlare av konferensbokningar har Kontur utvecklat ett nätverk med en databas bestående av cirka 2000 konferensanläggningar. Genom nätverket kommunicerar vi konferensförfrågningar och konferensbokningar. I samband med konferensförfrågningar lämnas inga personuppgifter ut men för att säkerställa korrekt information i samband med fullbordande av en konferensbokning lämnar vi ut kontaktinformation om den person som representerar kunden, dvs företaget som önskar göra konferensbokningen. Syftet är att eliminera förväxlingar mellan olika konferensbokningar inom samma företag. Utlämnande av kontaktuppgifterna syftar också till att möjliggöra för anläggningen att kontakta Dig som kund för detaljplanering. Vår utgångspunkt är att detaljplanering alltid är erforderlig och att detta därmed sker i ett ”de facto samförstånd” med Dig som kund.
Så här skyddar vi dina personuppgifter
Vi använder oss av industristandarder för att lagra, behandla och kommunicera känslig information som exempelvis personuppgifter och lösenord på ett säkert sätt. Skyddet implementeras med systematiska, organisatoriska och tekniska åtgärder för att säkerställa integritet, sekretess och tillgänglighet.
I samarbete med vår leverantör av IT-drift har vi har utvecklat regler och säkerhetsrutiner för bland annat: informationssäkerhet, incidenthantering, riskanalys, mjukvaruppdateringar, säker konfiguration och hantering av enheter, kontor och serverhallar, mjukvaruutveckling, upplärning och utbildning
Kontur Konferens personal är bundna av sekretessavtal som förbjuder all utlämning av personuppgifter, annat än ovan redovisad, och behandlar endast den information deras uppdrag kräver.
Du bestämmer över dina personuppgifter
Du bestämmer över dina egna personuppgifter. Det vill säga du avgör vilka uppgifter du vill lämna samt vilken behandling av dina personuppgifter du godkänner. Vi har i vårt bokningssystem en särskild rutin för att med mycket kort varsel på Din begäran kunna ge dig komplett information om exakt vilka uppgifter vi har om dig i vår databas. och du kan återkalla ditt samtycke när du önskar. Vi tar därmed bort samtliga data om Dig, förutom den information vi är skyldiga att arkivera enligt bokföringslagen.
Observera dock att vi behöver vissa personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster till dig. Om du väljer att återkalla ditt samtycke kan det innebära att vi inte kan tillhandahålla alla våra tjänster till dig.
Kontaktuppgifter till vårt dataskyddsombud
urban.deljerud@konturkonferens.se
Kontur Konferens AB
Strandvägen 46
196 30 Kungsängen
organisationsnummer: 556442-0197