Välkommen till Kontur Konferens!
| Välkommen | Bokningsprocessen | Boka till bästa pris - Tips | Konferensanläggningar |
Med utgångspunkt från Dina önskemål bearbetar vi det aktuella geografiska området för Din konferens och återkommer till Dig med en sammanställning av de anläggningar matchar era krav och önskemål och som har möjlighet att ta emot Er!
Du får all information i snygg förpackning!
Vi sammanställer all information om priser, geografiskt läge och alla andra detaljer som är av vikt för Din konferens. Du kan lätt jämföra totalkostnader i en överskådlig sammanställning över totalsumman per anläggning samt en detaljerad kostnadsspecifikation för varje alternativ. Du kan även se anläggningarna på karta räknar även ut totalsumman för just Ditt arrangemang så att Du lätt kan jämföra alternativen prismässigt.
Du når alla svenska konferensanläggningar med endast en kontakt!
Kontur Konferens arbetar helt oberoende och Du kan boka alla svenska hotell & konferensanläggningar genom oss. Vi är alltså kommersiellt obundna från kedjor och sammanslutningar vilket innebär att vi helt och hållet kan fokusera på att ta fram lösningar som blir bäst för dig som kund. Därmed behöver du inte vända dig till flera aktörer.
Vi vet var du får bra pris!
Om anläggningar har låg beläggning under en period eller om de drabbas av en sen och oväntad avbokning kontaktar de oss för att försöka fylla den uppkomna luckan. I dessa fall är man ofta beredda att förhandla och sänka sina priser. På Kontur har vi en ständigt pågående dialog med konferensanläggningar i hela landet och får kontinuerligt kännedom om var man kan få plats till ett extra bra pris.
Kostnadsfri hjälp
Vi presenterar alltid de priser respektive anläggning ger oss och lägger aldrig på något. Vår ersättning får vi från den anläggning du bokar i enlighet med en överenskommelse som omfattar i stort sett hela den svenska konferensbranschen.
Hur kan vår tjänst vara kostnadsfri?
Sedan lång tid tillbaka finns en överenskommelse i konferensbranschen där svenska konferensanläggningar och konferenshotell använder bokningsföretag för att förstärka sin egen försäljning. Systemet är väl etablerat vilket gör att vi som bokningsföretag kan säga att vi representerar så gott som alla aktörer på den svenska konferensmarknaden.
Hur går det till att boka konferens genom Kontur!
Vi bekräftar att vi tagit emot Din förfrågan
Inom en timme får Du en bekräftelse på att vi börjat arbeta med Din bokning. Vi scannar av konferensbranschen inom det aktuella området och återkommer till Dig med svar (oftast samma dag). Har Du extra bråttom gör vi allt för att tillgodose Dina önskemål och kan vid behov återkomma inom ett par timmar.
Vi presenterar ett färdigt beslutsunderlag
Vi ger Dig ett färdigt beslutsunderlag med alla priser, totalkostnaden för just Ditt arrangemang uträknad, information om anläggningarna samt länkar till hemsidor och/eller broschyrmaterial.
När du bestämd Dig har du direktkontakt med anläggningen
När Du bestämt Dig för en anläggning slutför vi vårt uppdrag genom att boka Din konferens. Därefter har Du direktkontakt med anläggningen gällande all detaljplanering.
Vår tjänst är kostnadsfri - alltså kommer ingen faktura från oss
Vi får en ersättning från anläggningen när bokningen är slutförd. Vi presenterar de priser respektive anläggning ger oss och vi lägger aldrig på något på det givna priset. Således behöver du aldrig vara rädd för att det kommer någon faktura från oss! Det gör det inte!
Smarta tips för lägre pris
Svenska konferensanläggningar har inte längre fasta prislistor. I branschen håller man noga koll på hur efterfrågan på mötesplatser och hotellrum varierar över tid och anpassar priset efter marknadens svängningar. Detta är sedan länge välkänt inom flygbranschen och syftar helt enkelt till att försöka optimera intäkten vid varje enskild tidpunkt. Med utgångspunkt från detta, konferensbranschens resonemang, är det viktigt för konferenskunder att känna till när efterfrågan, generellt, är som lägst för att få absolut lägsta kostnad för det arrangemang man planerar.
Välj rätt veckodagar för bättre pris!
De allra flesta konferensköpare vill helst ha sitt arrangemang tisdag - onsdag - torsdag. Detta innebär att det är lättare att förhandla och få ett bra pris om man är beredd att lägga sitt möte ex måndag - tisdag.
Helgpriser ofta lägre!
Många konferensanläggningar sänker sina priser för konferensarrangemang på helgerna vilket betyder att man kan få ett riktigt bra och rabatterat pris om man lägger sitt möte exempelvis fredag - lördag.
Boka konferens i anknytning till helgdagar för lägre pris!
Generellt bokas konferenser de veckor på året som är "hela". Om en vecka blir splittrad av en eller flera helgdagar tenderar efterfrågan dessa veckor sjunka märkbart. Ett bra tips för att få så lågt pris som möjligt är därför att välja att lägga sitt arrangemang måndag - tisdag eller tisdag - onsdag samma vecka som exemplevis Kristi Himmelsfärdsveckan eller´påskveckan. Under året finns flera liknande veckor när exempelvis första maj och nationaldagen infaller mitt i en vecka. Likaså är efterfrågan ofta låg i samband med Midsommar och All Helgonahelgen. Tänk vad roligt det kan vara att bjuda in utländska gäster i midsommarveckan när Sverige är som allra ljusast!
Bra priser när barnen har skollov!
Under de veckor som barnen har lov från skolan brukar efterfrågan i konferensbranschen sjunka märkbart. Detta gör att sportlovs-veckorna, påskveckorna (numera brukar olika kommuner ha olika påsklov - ibland veckan före och ibland veckan efter påsk), höstlovsveckan och jullovet attraktiva ur prissynpunkt.
Ju längre från stan desto lägre priser!
Hur viktigt är det egentligen att hålla till centralt i stan? Priserna på konferensanläggningar och konferenshotell i centrala Stockholm eller Göteborg är ofta betydligt högre än utanför stan och ju längre bort man kommer desto lägre blir priserna. En konferens i exempelvis i Dalarna blir ofta närmare 1 000 kr billigare än i Stockholm City - per person! Som omväxling kanske mötet kan påbörjas redan på bussen eller tåget. Den vanliga konferensen får lite eventprägel till allas nöje och lyst.
Enkelrum eller dubbelrum
Är det självklart att alla vill ha enkelrum? Vissa företag har som policy att deltagarna på interna konferenser skall dela rum för att lära känna varandra bättre och skapa mer laganda. Väljer man dubbelrum istället för enkelrum sparar man några hundralappar per person.
Som bokningsföretag vet vi på Kontur var du får bästa pris just nu!
Anlita med fördel oss. Vi har koll på vilka anläggningar som är förhandlingsvilliga. Om de drabbas av en sen avbokning är de ofta villiga att sänka sina priser för att med kort varsel få in en ny gäst. Sådant informerar de oss om. Tveka inte att tala om för oss hur mycket arrangemanget får kosta. Om vi känner till Din budget kan vi oftas hitta matchande alternativ. Vi brukar hitta anläggningar även för extrema lågbudgetar.
Andra råd!
Boka konferensen i god tid!
Perioden augusti - november är årets mest konferensintensiva månader. I Sverige har det blivit naturligt att man lägger årets kick-offer i samband med skolans start. Således är dessa månader fullbokade med stora arrangemang. För att kunna välja det allra bästa alternativet för just Ditt företag är det viktigt att boka i god tid. Detta innebär minst ett halvår i förväg för en grupp på 50 personer eller fler. Många av höstens arrangemang bokas redan året före! Den som avvaktar med att boka konferensen till närmre inpå brukar sällan stå helt lottlös men man får vara beredd på att ta det som finns kvar och det är sällan de natursköna och attraktiva konferensanläggningarna.
Håll koll på avbokningsregler och avbokningstider!
Många konferensanläggningar följer mycket strikt de avbokningsregler man tillämpar. Var därför noga med att hålla koll på sista avbokningsdag för kostnadsfri avbokning så att Du inte drabbas av tråkiga och onödiga kostnader för deltagare som inte kommer. Oftast brukar man rekommendera att hellre boka i underkant än i överkant för att undvika avbokningsavgifter. I en grupp på ex 50 personer är det vanligtvis några som inte kommer på grund av förhinder och sjukdom. Här måste varje konferensköpare själv ta ställning och väga för- mot nackdelar. Bokar man i underkant tar man givetvis risken att om alla inbjudna deltagare verkligen kommer har man inte tillräckligt många rum. Å andra sidan brukar ofta detta kunna lösas med att några deltagare delar ett dubbelrum.
Fullt tryck – Kontur söker fler medarbetare till konferensbokningen!
Arbetet som konferensbokare är roligt, omväxlande - och utmanande. Du tar emot förfrågningar från kunder som planerar konferens och tillsammans gör ni en behovsanalys. Med denna som utgångspunkt gör du sökningar i vårt nätverk, bereder matchande förslag från anläggningar och presenterar för kunden. I dialog med kunden följer du upp förslagen, ger råd, rätar ut eventuella frågetecken, kanske kompletterar med eventuella kringtjänster såsom exempelvis aktiviteter, underhållning och transporter. När allt är avstämt fullbordar du kundens bokning.
Rollen som konferensbokare kombinerar "sälj" med rådgivning och innebär många kontakter med såväl kunder som konferensanläggningar, över telefon och e-mail. Vi lägger därför stor vikt vid att du hanterar svenska språket väl, både i tal och skrift.
Andelen förfrågningar från utländska kunder ökar stadigt, samtidigt som alltfler konferensanläggningar och hotell utanför Sverige ansluter i nätverket. Kunskaper i andra språk såsom exempelvis danska, norska, finska och tyska kan därför vara meriterande.
Meriterande (men absolut inget krav) kan också vara om du har erfarenhet från arbete i konferensbranschen - eller varför inte som kund till oss. Vi lägger stor vikt vid din personliga läggning, dvs dina grundförutsättningar för att passa in i rollen - och kommer att ge dig en gedigen introduktion så att du blir förtrogen med jobbet och de olika färdigheter det kräver, t ex utbudet på konferensmarknaden, liksom vårt arbetssätt och våra system.
Vi är ett litet, glatt team som har kul på jobbet varje dag - och vi har full vind i seglen.
Arbetsplatsen, vårt bokningskontor, ligger på Strandvägen i Kungsängen med strålande utsikt över Mälarens vatten, endast några minuters promenad från pendeltåget.
Tveka inte att ringa om du har frågor och vill veta mer. Kontaktperson på Kontur är Urban Deljerud, tfn 0705-207977 – eller maila urban.deljerud@konturkonferens.se.
 Kontakta oss Telefon:08-583 610 60 Email: bokning@konturkonferens.se |
|
|---|---|
 Eva |
 Emma |
 Maria |
 Urban |
 Susanne |
|
|
Kontur Konferens AB Strandvägen 46 196 30 Kungsängen 08-58361060 bokning@konturkonferens.se |
|