Konferens Malmö

Mer information om vår bokningstjänst

Förfrågan – Behovsanalys – Offert/Förslag – Bokning – Detaljplanering – Uppföljning

Tjänsten som beskrivs nedan är kostnadsfri för dig som kund. Den finansieras av de anläggningar som ingår i det digitala nätverket Konferensanläggningar.se. De priser du får är de priser anläggningarna har satt, dvs utan ändringar eller påslag.

Förfrågan
Genom att göra en förfrågan till oss hjälper vi dig att sekundsnabbt nå ut till alla konferensanläggningar som matchar dina krav och önskemål. I det digitala nätverket Konferensanläggningar.se ingår drygt 3 000 anläggningar - varav ca 200 i Skåne och totalt i Sverige ca 2 500) – ett mycket brett urval av mötesanläggningar som vi når med en knapptryckning; slott, herrgårdar, cityhotell, gästgivargårdar, resorter, spa-hotell, hide aways, kurslokaler och kongresscentra – i alla prisklasser från lågbudget till lyx.

Behovsanalys
När vi får din förfrågan kontaktar vi dig (oftast på telefon) för att bekräfta att vi tagit emot din förfrågan. Vi stämmer av fler detaljer, krav och önskemål som är viktiga för ert arrangemang – så att vi kan ge dig så passande och matchande förslag som möjligt. Alltså, ju fler detaljer desto mer precisa förslag, det kan exempelvis gälla en viss geografisk region, visst läge, kanske en särskild stil på anläggning, möjlighet till att genomföra en viss aktivitet, angränsning till kollektivtrafik, budgetnivå och många andra kriterier. En ”flaskhals” som kraftigt begränsar utbudet av tillgängliga anläggningar är ofta datumet för konferensen. Kan ni tänka er alternativa datum brukar vi i regel kunna ta fram fler tillgängliga anläggningar.

Förslag / Offert
Baserat på behovsanalysen når vi ut till alla de anläggningar som matchar era krav och önskemål. Anläggningarna skapar sina förslag, anger priser, svarar på detaljfrågor etc, direkt i vårt bokningssystem Orkidé (som är en integrerad del av Konferensanläggningar.se). Det innebär att alla förslag från anläggningarna har en enhetlig struktur, vilket ger dig som kund god översikt när du jämför de olika alternativen.

Du får förslaget i form av ett e-mail med en länk som tar dig rakt in i vårt bokningssystem. Du kommer till en presentation, där du kan gå igenom de olika förslagen, jämföra totalkostnader, se anläggningarnas geografiska läge på karta samt alla detaljer specificerade; exempelvis priser, svar på viktiga frågor och avbokningsvillkor.

Vill du boka enligt specifikation kan du göra det digitalt direkt i presentationen, genom att trycka på BOKA-knappen för den anläggning du önskar. Men ofta kanske någon detalj ska justeras, pris diskuteras osv – och då kan du ringa direkt till vår ansvarige koordinator, eller maila.

I vårt bokningsteam finns mycket stor kunskap och erfarenhet av konferensutbudet. Vår ansvarige koordinator finns självklart till hands för råd och rekommendationer. Vi bistår också gärna med prisförhandling. Vill du komma och titta på anläggningar – meddela vår koordinator så ombesörjer vi visningar.

Bokning
Kontakta vår ansvarige koordinator när du vill boka (maila eller ring). Du kan också begära bokning genom att trycka på BOKA-knappen i den digitala presentationen. När bokningen läggs får du en förmedlingsbekräftelse från oss. Den bokade anläggningen får en likalydande bekräftelse.

Förmedlingsbekräftelsen är en uttömmande specifikation av konferensbokningen, med datum, artiklar och alla villkor angivna.

Från den bokade anläggningen kommer sedan deras bokningsbekräftelse/bokningsavtal (bokningsavtalet sluts alltså mellan din organisation och den bokade anläggningen).

Detaljplanering
När så bokningen är fullbordad tar anläggningens konferensplanerare över direktkontakten med er som kund. I god tid före konferensens start blir du kontaktad för genomgång av ”körschemat”; klockslag för ankomst, fikapauser, eventuella allergier och mycket annat.

Vid planering av mer komplexa arrangemang erbjuder vi på Kontur Konferens en projektledarfunktion (denna tjänst är inte kostnadsfri). Projektledaren bistår med koordination och rådgivning genom hela planeringsfasen; exempelvis framtagning av program, inbjudan, deltagaradministration, mötesteknik, bokning av eventuella talare, underhållning och transportlösningar.

Vår projektledare kan även finnas på plats som koordinator under konferensens genomförande.

Uppföljning
Efter genomförd konferens tillställer vi dig en utvärdering, där du har möjlighet att sätta betyg på konferensanläggningen, liksom skriva egenhändiga kommentarer om upplevelsen. Utvärderingssvaren är mycket värdefulla för oss eftersom vårt arbete med råd och rekommendationer därmed grundas på aktuell kvalitetsuppföljning.

Har du frågor om hur vi jobbar är du alltid välkommen att ringa eller maila till vårt bokningsteam - 040-23 12 12 eller bokning@konturkonferens.se

Med vänlig hälsning,
Bokningsteamet, Kontur Konferens AB



Konferens Malmö - Konferenshotell och Konferensanläggningar i Malmö och Öresundsregionen

Planerar du konferens i Malmö med omnejd.

Elite Hotel Savoy är ett fantastiskt bra alternativ om man vill hålla mötet verkligt centralt i staden. Detta anrika hotell ligger endast 2 minuters promenad från centralstationen.

I staden finns många andra trevliga konferensalternativ. Planerar du konferens med övernattning är bland annat Grand Hotel Garden, Radisson Blu, Scandic Triangeln och Quality Hotel View bra alternativ. Ska du boka dagkonferens - titta närmare på den flexibla anläggningenSankt Gertrud Konferens, de stilfulla möteslokalerna i High Court och prisvärda Folk, Mat och Möten.

För riktigt stora konferenser, kongresser och event är Clarion Hotel & Congress Malmö Live och Malmömässan två spännande alternativ.

10 minuter söder om citykärnan, i Stadionområdet (stadsdelen Lorensborg), ligger Good Morning+ Malmö - ett prisvärt konferenshotell med möteskapacitet för upp till 400 deltagare.

Önskar Du arrangera ett möte som bokstavligen ger fri sikt - ja, då torde Skyhigh Meetings i Turning Torso! vara ett intressant alternativ.

Här på Konferens Malmö presenteras de mer än 40 bästa anläggningarna som är belägna i själva staden. Kan du tänka dig att er grupp kan åka några mil utanför staden finns ett stort antal ytterligare alternativ, varav många med natursköna lägen vid havet liksom slott i vackra parkmiljöer.

Vill du istället söka på hela Skåne, gå till ”Skåne”.

Kontur Konferens har mångårig kunskap och erfarenhet av konferensanläggningarna i Malmö. Vi hjälper till med råd, framtagning av alternativ, överskådlig jämförelse av kostnader och bokning.

Kundernas betyg – anläggningens konferensindex

Som ett viktigt led i vår ständigt pågående uppföljning och utveckling av kvalitet ber vi våra kunder delge sina upplevelser och intryck under konferensen. I anslutning till att arrangemanget avslutas tillställer vi kunden ett utvärderingsformulär.

Formuläret innehåller frågor om konferensanläggningens faciliteter, såsom konferenslokalernas och hotellrummens beskaffenhet men också ”mjuka” aspekter som matupplevelse och personalens bemötande samt helhetsintrycket av vistelsen. Svaren anges i en skala från 1 till 5 (där 5 är det högsta betyget). Därtill finns möjlighet att skriva egna kommentarer om sina iakttagelser.

Kundernas betyg redovisas på respektive anläggnings presentationssida här på Konferensanläggningar.se, med sammanvägda betyg för varje fråga samt ett genomsnittligt totalbetyg för anläggningen – konferensindex.

Förutsatt att kunden givit sitt godkännande kommuniceras utvärderingssvaren också med respektive konferensanläggning, dels för att belysa behov av förbättringar, men också för att delge anläggningen kundupplevelser ”över förväntan”.

Anläggningarnas konferensindex uppdateras löpande, allteftersom nya utvärderingar ges.

Boka konferens till bästa pris i Malmö

Kostnaden för en konferens varierar stort över tiden – detta gäller inte minst i Malmö med omnejd. Prissättningen kan variera från en vecka till nästa beroende på faktorer såsom beläggningsgrad, förfrågningsläge, ledig kapacitet och val av veckodagar. Om det exempelvis är inplanerad en större kongress i Malmö under en viss vecka, påverkas priset i staden uppåt på såväl logi som konferenslokaler.

Vårt system når snabbt ut till alla anläggningar i hela Malmö-nätverket och innebär att vi snabbt och effektiv kan ”scanna” av tillgängliga hotell och konferenslokaler - och presentera för dig deras bästa priser.

Du får ett överskådligt upphandlingsunderlag med redovisning av såväl totalkostnad som alla detaljer specificerade för varje anläggning som erbjuder den önskade kapaciteten, har passande läge i staden, rätt ”stil” mm - allt enligt din grupps specifika behov.

Är ert konferensdatum inte definitivt spikat till vissa datum, kan vi bistå med att föreslå Malmöanläggningar som har extra bra pris en viss vecka, vissa datum och eller veckodagar.

Särskilda rabatterbjudanden - genom vårt nätverk får du på någon timme förslag på Malmöanläggningar som erbjuder särskilda rabatter. Om en anläggning exempelvis nyligen fått en avbokning, innebär det ofta att den avbokade kapaciteten kan bokas till ett betydligt reducerat pris.

Gemensam kostnadsfri bokningsfunktion för alla konferensanläggningar i Malmö - få kostnadsjämförelser, referenser och rekommendationer!

Telefon: 040-23 12 12 bokning@KonturKonferens.se