Konferens Öresundsregionen

Förfrågan – Behovsanalys – Offert/Förslag – Bokning – Detaljplanering

Tjänsten som beskrivs nedan är kostnadsfri för dig som kund. Den finansieras av de anläggningar som ingår i det digitala nätverket Konferensanläggningar.se. De priser du får är de priser anläggningarna har satt, dvs utan ändringar eller påslag.

Förfrågan
Genom att göra en förfrågan till oss hjälper vi dig att sekundsnabbt nå ut till alla konferensanläggningar som matchar dina krav och önskemål. I det digitala nätverket Konferensanläggningar.se ingår drygt 3 000 anläggningar - varav ca 600 i Skåne och totalt i Sverige ca 2 500) – ett mycket brett urval av mötesanläggningar som vi når med en knapptryckning; slott, herrgårdar, cityhotell, gästgivargårdar, resorter, spa-hotell, hide aways, kurslokaler och kongresscentra – i alla prisklasser från lågbudget till lyx.

Behovsanalys
När vi får din förfrågan kontaktar vi dig (oftast på telefon) för att bekräfta att vi tagit emot din förfrågan. Vi stämmer av fler detaljer, krav och önskemål som är viktiga för ert arrangemang – så att vi kan ge dig så passande och matchande förslag som möjligt. Alltså, ju fler detaljer desto mer precisa förslag, det kan exempelvis gälla en viss geografisk region, visst läge, kanske en särskild stil på anläggning, möjlighet till att genomföra en viss aktivitet, angränsning till kollektivtrafik, budgetnivå och många andra kriterier. En ”flaskhals” som kraftigt begränsar utbudet av tillgängliga anläggningar är ofta datumet för konferensen. Kan ni tänka er alternativa datum brukar vi i regel kunna ta fram fler tillgängliga anläggningar.

Förslag / Offert
Baserat på behovsanalysen når vi ut till alla de anläggningar som matchar era krav och önskemål. Anläggningarna skapar sina förslag, anger priser, svarar på detaljfrågor etc, direkt i vårt bokningssystem Orkidé (som är en integrerad del av Konferensanläggningar.se). Det innebär att alla förslag från anläggningarna har en enhetlig struktur, vilket ger dig som kund god översikt när du jämför de olika alternativen.

Du får förslaget i form av ett e-mail med en länk som tar dig rakt in i vårt bokningssystem. Du kommer till en presentation, där du kan gå igenom de olika förslagen, jämföra totalkostnader, se anläggningarnas geografiska läge på karta samt alla detaljer specificerade; exempelvis priser, svar på viktiga frågor och avbokningsvillkor.

Vill du boka enligt specifikation kan du göra det digitalt direkt i presentationen, genom att trycka på BOKA-knappen för den anläggning du önskar. Men ofta kanske någon detalj ska justeras, pris diskuteras osv – och då kan du ringa direkt till vår ansvarige koordinator, eller maila.

I vårt bokningsteam finns mycket stor kunskap och erfarenhet av konferensutbudet. Vår ansvarige koordinator finns självklart till hands för råd och rekommendationer. Vi bistår också gärna med prisförhandling. Vill du komma och titta på anläggningar – meddela vår koordinator så ombesörjer vi visningar.

Bokning
Kontakta vår ansvarige koordinator när du vill boka (maila eller ring). Du kan också begära bokning genom att trycka på BOKA-knappen i den digitala presentationen. När bokningen läggs får du en förmedlingsbekräftelse från oss. Den bokade anläggningen får en likalydande bekräftelse.

Förmedlingsbekräftelsen är en uttömmande specifikation av konferensbokningen, med datum, artiklar och alla villkor angivna.

Från den bokade anläggningen kommer sedan deras bokningsbekräftelse/bokningsavtal (bokningsavtalet sluts alltså mellan din organisation och den bokade anläggningen).

Detaljplanering
När så bokningen är fullbordad tar anläggningens konferensplanerare över direktkontakten med er som kund. I god tid före konferensens start blir du kontaktad för genomgång av ”körschemat”; klockslag för ankomst, fikapauser, eventuella allergier och mycket annat.

Vid planering av mer komplexa arrangemang erbjuder vi på Kontur Konferens en projektledarfunktion (denna tjänst är inte kostnadsfri). Projektledaren bistår med koordination och rådgivning genom hela planeringsfasen; exempelvis framtagning av program, inbjudan, deltagaradministration, mötesteknik, bokning av eventuella talare, underhållning och transportlösningar.

Vår projektledare kan även finnas på plats som koordinator under konferensens genomförande.

Uppföljning
Efter genomförd konferens tillställer vi dig en utvärdering, där du har möjlighet att sätta betyg på konferensanläggningen, liksom skriva egenhändiga kommentarer om upplevelsen. Utvärderingssvaren är mycket värdefulla för oss eftersom vårt arbete med råd och rekommendationer därmed grundas på aktuell kvalitetsuppföljning.

Har du frågor om hur vi jobbar är du alltid välkommen att ringa eller maila till vårt bokningsteam - 040-23 12 12, 031-15 70 80 - eller maila oss till bokning@konturkonferens.se

Med vänlig hälsning,
Bokningsteamet, Kontur Konferens AB